في الماضي كانت عملية إدارة المشاريع تتم بصورة تقليدية علي أرض الواقع من خلال فريق عمل يتواجد في مساحة عمل ملموسة بين اروقة الشركة ، ولكن مع التطور التقني الذي نشهده لم تعد الفكرة النمطية التقليدية للعمل تقتصر فقط علي مكان الشركة ، ولكن يمكن توسيع العمل ليشمل الأدوات والأشخاص علي نطاق واسع من أي مكان بالعالم ويمكن ترتيب الاجتماعات وترتيب مساحات العمل وسحابة التخزين وجدولة الاعمال وغيرها الكثير .
بالنظر إلى عدد خدمات إدارة المشاريع المتاحة ، ليس لديك أي عذر لعدم إضافة مثل هذه الأداة إلى سير عملك.
ولكن ماذا لو كنت مضمنًا بالفعل في منصة Google Workspace ؟ لماذا تريد إضافة موقع ويب آخر إلى المزيج؟ بالتأكيد ، بعض الخدمات موجهة تمامًا نحو مهمة إدارة مشاريعك ، ولكن إذا كانت جوجل هي حاضنة الأعمال الخاصة بك ، فقد ترغب في الاحتفاظ بكل شيء داخل تلك المساحة .
كيف ؟ إذا ألقيت نظرة على حساب مساحات العمل من جوجل Google Workspaces المجاني ، فلا توجد أدوات واضحة لهذه المهمة بالذات. ما الذي تستطيع القيام به ؟ تحتوي Google Workspaces على عدد لا بأس به من الأدوات التي يمكن بسهولة استخدامها بما يكفي لتلبية احتياجات مشروعك. سأقوم بتقسيمهم بطريقة بسيطة جدًا للمتابعة حتى تتمكن من رؤية ما أتحدث عنه.
كل الأدوات التي تحتاجها ولا شيء أكثر
أولاً ، أريد أن أتحدث عن الأدوات المضمنة التي ستجدها في Google Workspaces والتي يمكنك الاستفادة منها لاحتياجات إدارة مشروعك.
تقويم جوجل Google Calendar
هذا هو الشيء الواضح. تعد أداة تقويم جوجل طريقة رائعة لتخطيط مشروعك ، ولكن لا تستخدم التقويم الشخصي الخاص بك لهذا الغرض. بدلاً من ذلك ، أنشئ تقويمًا خاصًا بالمشروع حتى يتمكن من العيش بشكل منفصل عن أي شيء آخر.
من خلال إنشاء تقويم خاص بالمشروع ، يمكنك مشاركة التقويم مع كل فرد في فريق المشروع ، ولأنه يمكنك التبديل بسرعة بين طرق عرض الشهر والأسبوع واليوم ، فمن السهل جدًا معرفة ما يحدث في كل خطوة على الطريق.
جوجل درايف Google Drive
هذا هو واحد آخر واضح. أنشئ مجلدًا خاصًا بالمشروع في جوجل درايف وشاركه مع فريقك. يمكنك مشاركة هذا المجلد بطريقة تجعل بعض أعضاء الفريق لديهم حق الوصول للقراءة فقط بينما يتمتع الآخرون بحق الوصول للتعديل. كن حكيمًا مع حقوق الوصول هذه حتى لا ينتهي بك الأمر بمنح الشخص الخطأ الأذونات الخاطئة.
Google Chat and Meet
ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على التواصل بسرعة مع أعضاء فريقك ، لذا ضع في اعتبارك إنشاء مساحات منفصلة في Google Chat للفرق المختلفة المرتبطة بمشروعك. يمكنك إنشاء مساحات للمطورين والمصممين والمحررين والمديرين. ستكون هناك أيضًا أوقات تحتاج فيها إلى عقد اجتماعات فيديو ، وقد قامت جوجل بتغطيتك من خلال تطبيق Meet.
مجموعات جوجل Google Collections
نحن الآن نغوص في حفرة الأرانب من الخيارات الأقل وضوحًا. الأول هو المجموعات. فكر في المجموعات على أنها لوحة تثبيت حيث يمكنك حفظ جميع أنواع الأفكار المتعلقة بمشروعك. أضف أي شيء عندما تصدمك فكرة ، لذلك لا تنسى تلك الفكرة الرائعة التالية للمشروع. تأكد من مشاركة المجموعة المتعلقة بالمشروع مع فريقك حتى يتمكنوا من رؤية الإلهام أثناء ظهوره.
نماذج جوجل Google Forms
عندما تحتاج إلى جمع البيانات من فرقك أو عملائك أو عملائك أو أصحاب المصلحة ، فستحتاج إلى الاستفادة من نماذج جوجل . يمكنك إنشاء نماذج للمستخدمين لملء قوائم الرغبات الخاصة بالميزات لمشروعك ، والوصول إلى تفاصيل التقدم والمزيد.
المزيد من الخيارات
هذه هي الأجزاء الواضحة التي يمكنك استخدامها لجعل Google Workspaces منصة مجدية لإدارة المشاريع. إذا كنت بحاجة إلى المزيد ، فيمكنك دائمًا اللجوء إلى Google Workspace Marketplace حيث يمكنك تثبيت بعض أدوات إدارة المشروع الفعلية. فيما يلي قائمة قصيرة بهذه الخيارات:
كما ترى ، لن يستغرق الأمر الكثير لإضافته إلى حساب Google Workspaces الخاص بك لبناء نظام أساسي متين لإدارة المشاريع. قد لا يكون هذا مثاليًا ، ولكن إذا كنت مترسخًا بعمق في نظام جوجل البيئي ، فهذه وسيلة سهلة للغاية لإدارة مشاريعك باستخدام أدوات مألوفة في متناول يدك بالفعل ، بالتأكيد كل هذه الادوات واكثر سوف تجدها في حساب العمل الخاص بك بعد التسجيل بحساب جوجل بكل سهولة في Google Workspace ؟ .
عن المؤلف
